Tout ce que vous devez savoir sur la dématérialisation des factures dans les entreprises…

Tout ce que vous devez savoir sur la dématérialisation des factures dans les entreprises...

La dématérialisation des factures est devenue une tendance incontournable pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion. En optant pour un système de facturation en mode SaaS (Software as a Service), bon nombre d’avantages sont à la clé.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer la version papier d’une facture par un document électronique. Ce dernier peut être sous différents formats tels que PDF, XML ou encore EDI (Échange de Données Informatisées). Cette démarche permet de faciliter l’enregistrement, le traitement et le suivi des factures au sein d’une entreprise.

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Pourquoi opter pour la dématérialisation des factures ?

  1. Réduction des coûts : la suppression du papier entraîne une diminution significative des frais liés à l’impression, l’affranchissement et l’archivage des documents.
  2. Efficacité accrue : les processus de validation, de paiement et de rapprochement des factures sont simplifiés, accélérant ainsi leur traitement tout en réduisant les risques d’erreur.
  3. Meilleur suivi : la traçabilité des documents est grandement améliorée, favorisant un meilleur contrôle et une meilleure réactivité face aux éventuelles problématiques de facturation.
  4. Sécurité renforcée : les risques liés à la perte, au vol ou à la détérioration des documents sont considérablement diminués.
  5. Respect de l’environnement : l’utilisation réduite du papier contribue à préserver les ressources naturelles.

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Qu’est-ce que le mode SaaS ?

Le mode SaaS (Software as a Service) est une méthode de fourniture de logiciels en tant que service plutôt que comme un produit. Les applications sont hébergées sur un serveur distant et accessibles via internet avec un simple navigateur web. L’utilisateur n’a pas besoin d’installer ou de maintenir le logiciel, ce qui offre plus de flexibilité et une meilleure évolutivité.

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Avantages du mode SaaS pour la dématérialisation des factures

Accessibilité 

Les factures dématérialisées peuvent être consultées à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté à internet, facilitant ainsi la collaboration entre les différents services d’une entreprise.

Mises à jour automatiques

Le prestataire de service est responsable de l’ajout régulier de nouvelles fonctionnalités et de correctifs, ce qui garantit un logiciel toujours à jour et sécurisé.

Aucun investissement matériel 

Puisque les applications sont hébergées chez le fournisseur, l’entreprise n’a pas besoin de consacrer des ressources pour la mise en place et la maintenance d’un serveur local.

Prix abordable 

Le mode SaaS fonctionne généralement avec un système d’abonnement mensuel ou annuel, offrant une meilleure prévisibilité des coûts et un faible coût initial comparé à l’achat de licences logicielles.

Les étapes clés de la dématérialisation des factures dans une entreprise

  1. Analyse des besoins : il est essentiel de bien évaluer les spécificités de votre entreprise et vos attentes avant de vous lancer dans la dématérialisation des factures. Considérez la taille de votre structure, le volume de factures reçues et émises, ainsi que les services concernés par cette démarche.
    • L’interopérabilité avec vos systèmes actuels (comptables, ERP…)
    • Les fonctionnalités offertes (capture, validation, archivage…)
    • Le niveau de sécurité garantie par la solution en mode SaaS
    • La facilité d’utilisation et la prise en main du logiciel
  2. Formation et accompagnement des utilisateurs : il est crucial de sensibiliser et former les membres de votre entreprise sur le nouveau système. Le succès du projet repose en grande partie sur l’adhésion des collaborateurs et leur connaissance des fonctionnalités offertes par la solution.
  3. Maintenance et suivi du système : en mode SaaS, le prestataire se charge généralement de la maintenance et de l’évolution du logiciel en continu. Toutefois, il est important de rester vigilant et de suivre l’évolution de la réglementation concernant la dématérialisation des factures afin de garantir sa conformité.

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