Le tampon personnalisé en entreprise : utile

Le timbre est ce célèbre timbre où sont affichés les informations des mentions légales qui nous permettent d’identifier l’entreprise. Ce sceau est obligatoire et doit être apposé sur des documents administratifs tels que factures, devis… Légalement, le timbre est spécifique à une entreprise ou à une micro-entreprise. Il est presque considéré comme une marque distinctive. Malgré l’avènement de la technologie numérique, le timbre continue et ce sceau reste indispensable.

L’ apposition d’un timbre, une obligation pour l’entreprise ?

Le cachet de l’entreprise est avant tout utile lors de l’émission de documents officiels : factures, devis… Le côté pratique prévaut puisque les informations de l’entreprise sont imprimées à l’encre sur les papiers. Vous pouvez bien sûr écrire les avis juridiques et obligatoires en format manuscrit, mais cela prendrait beaucoup de temps.

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Le timbre corporatif apporte de la crédibilité à l’entreprise, notamment vis-à-vis des employés, des fournisseurs et des tiers. Cet « outil » est fonctionnel et facile à utiliser, avec juste un quelques minutes pour placer le sceau sur une pile de documents . Il convient également de noter que le timbre d’entreprise peut couvrir une valeur juridique lorsqu’il est apposé sur du papier officiel. D’autre part, il doit être surmonté par la signature d’un manager ou même d’un leader.

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Les différents types de timbres d’entreprise

La conception des timbres a bien évolué depuis l’avènement du timbre en bois. Les timbres deviennent de plus en plus fonctionnels et sont disponibles sur des plateformes spécialisées telles que https://tootampon.com. Vous devrez choisir parmi les différents types de tampons :

Le timbre en bois

Pratique et léger, le timbre en bois est toujours aussi utilisé par les entreprises qu’auparavant. Cependant, vous devez avoir une encre séparée pour que l’encre adhère au tampon.

Timbre de poche

Ce type de tampon est beaucoup plus apprécié qu’un tampon conventionnel car il est moins volumineux. En d’autres termes, vous pouvez l’apposer sur documents, même à l’extérieur de votre bureau.

Le tampon encreur

Les tampons d’encre administratifs portent uniquement la mention « Validé », « Payé » ou « Copie ». Certaines entreprises utilisent également des timbres portant les mots « confidentiel » et « lettre de priorité ». Lorsque plusieurs documents doivent être traités, ce type de tampon est très utile. Il est plus facile de mettre une inscription sur le timbre au lieu de l’écrire à plusieurs reprises à la main.

Les Timbres de Rencontres

Ces timbres très pratiques vous permettent de suivre les envois ainsi que la réception du courrier. En effet, elles permettent d’apposer la date actuelle ainsi que les mots « Reçu le » ou « Payé le ». Un réglage quotidien simple suffit pour mettre à jour la date sur le timbre.

Le tampon du numérateur

Les tampons de numérateur se distinguent surtout par leur robustesse, de plus, ils sont personnalisables. Ce type de timbre facilite le suivi des dossiers, des médias et d’autres documents administratifs.

Tampon d’encre personnalisé

Il est sur ce type de timbre que l’ information juridique sur la société est écrite. L’utilisation de ce timbre permet de gagner du temps et il est même possible de le personnaliser comme vous le souhaitez.

Timestamp timestamp électronique folioteur

Ce type de tampon multifonctionnel permet d’économiser beaucoup de temps. Plutôt que d’utiliser différents timbres, vous disposez d’un seul tampon qui vous permet d’imprimer du texte, de feuilleter, d’imprimer la date et l’heure.

Le timbre sec

Ce dispositif révolutionnaire ne nécessite pas d’encre puisque l’impression est en relief. Si le timbre sec est si populaire, c’est certainement pour sa discrétion et son caractère inviolable. Il est utilisé pour personnaliser les en-têtes, les livres, les enveloppes et les lettres administratives. Ce nouveau type de timbre permet d’apposer le nom, les initiales et le logo de l’entreprise.

Quels tampons choisir pour une utilisation intensive ?

Si vous deviez utiliser les pilules intensivement, il est préférable d’opter pour des tampons professionnels. Ces derniers sont robustes et viennent dans différents formats. Certains permettent même l’intégration de plusieurs lignes de texte. Mieux encore, les timbres professionnels intègrent le logo de l’entreprise. En d’autres termes, le timbre professionnel vous permet d’imprimer autant de mentions sur l’entreprise une fois qu’elle est créée.

Mentions légales et obligatoires à graver sur le timbre

Les mots qui doivent être gravés sur le timbre doivent bien sûr être conformes à la réglementation.

Ainsi, si le cachet est destiné à un usage externe, il doit inclure :

  • Le nom de l’entreprise, son nom
  • L’ adresse de son siège social
  • Coordonnées de l’entreprise : téléphone, adresse e-mail, site web
  • Statut juridique
  • Capital social
  • Le RCS ainsi que le SIRET
  • TVA
  • Le numéro de dossier
  • La date d’expédition de la commande.

Dans le cas d’un cachet destiné à un usage interne, les indications obligatoires sont :

  • La dénomination sociale
  • L’ adresse du siège social
  • Le numéro SIRET de la de l’entreprise.

Dans le cas d’un SAS basé à l’étranger, le tampon doit inclure :

  • Le nom légal,
  • La forme juridique
  • L’ adresse du siège social
  • Le numéro d’enregistrement
  • TVA

Certains avis juridiques peuvent-ils être omis d’un timbre d’entreprise ?

Dans certains cas, les timbres de l’entreprise ne portent que les informations essentielles telles que le nom, l’adresse, le téléphone ou le siret. Le concept est très pratique, surtout si le timbre est utilisé uniquement pour l’estampage du courrier et des bons de livraison. Il faut savoir que le timbre professionnel ne peut pas être usurpé en toute impunité. Les personnes qui utilisent illégalement le cachet d’une entreprise peuvent être accusées de falsification .

Outre les entreprises, les timbres peuvent être utilisés par des particuliers. Dans ce cas, ils imprimeront le nom, l’adresse et le téléphone de l’utilisateur. Pour plus de commodité, il est préférable d’opter pour un tampon de poche, qui est pratique et facile à utiliser. Il doit bien sûr être utilisé de manière formelle et toujours se rappeler de signer sur le dessus de l’impression. Il est également possible d’inclure la signature dans les mentions sur l’eletampon.

Tampons utiles en interne

Comme vu précédemment, les timbres d’entreprise ont de multiples usages. Du cachet officiel, à la crédibilité de l’entreprise, le panel est large et principalement utilisé en externe. Il est, cependant, tout à fait possible d’utiliser un timbre en interne, il peut servir à la même utilisation que pour l’usage externe mais, dans ce cas, il n’a pas besoin de comporter les mêmes mentions légales et inscriptions. Ceci étant dit, on oublie souvent que d’autres tampons existent et qui sont tout aussi utiles pour un usage en interne.

Le tampon numéroteur

Ce tampon est très souvent utilisé en entreprise, sur les factures notamment. Les logiciels de facturation sont très utiles et permettent généralement de faire ce travail, néanmoins, le tampon numérateur peut venir compléter le logiciel au moment de l’archivage des factures, ou de tout autres documents administratifs. Il est parfait pour faire le suivi de paiement et faciliter le classement de devis, chèques, virement, etc. On peut très bien apposer une nomenclature spécifique à la numérotation de devis, et une fois celui-ci validé, apposé un second tampon avec un chiffre supplémentaire indiquant que le devis est validé et en cours d’exécution. Enfin, une fois le service rendu, la facture est émise, encore une fois, on ajoute un numéro ou une lettre à notre tampon numéroteur indiquant que l’entreprise est en attente de paiement et lorsque celui-ci est effectué, on tamponne une dernière fois le devis. De cette manière, si un membre de l’entreprise cherche à connaître les tenants et les aboutissants d’un devis émis il y a quelques années, il peut savoir très rapidement si ce devis a donné lieu à une facture et si elle a été réglée. En un coup d’œil, l’information est donnée.

Pour choisir son tampon numéroteur, vous devez vous baser sur deux critères :

  • combien de chiffres avez-vous besoin : un tampon numéroteur standard permet d’avoir 6 chiffres, il est tout à fait possible de contacter directement à la source des entreprises spécialisées si vous en souhaitez plus.
  • combien de répétitions par numéro avez-vous besoin : si l’entreprise a besoin de tampon numéroteur pour numéroter des documents à la suite, il existe des tampons automatiques qui changent de numéro à chaque fois que celui-ci est utilisé. Cela peut faire gagner beaucoup de temps.

Pour compléter tout cela, il existe également des tampons numéroteurs personnalisables où une ligne de texte peut être ajoutée au-dessus ou en dessous des numéros. Cela est particulièrement pratique pour rajouter une mention légale ou le nom de l’entreprise.

Le tampon dateur

C’est un tampon sous-estimé, mais qui peut s’avérer indispensable dans certaines entreprises. Particulièrement celles où le traçage temporel est nécessaire, par exemple lors de la réception ou l’expédition de courrier, pour de nombreuses tâches administratives, etc. Cela permet de limiter les marges d’erreur lors de paiement, de préavis, de devis et factures, ainsi que de participer à la continuité administrative d’une entreprise. Son utilisation peut alors devenir indispensable. Le tampon dateur peut faire acte lorsque les logiciels de facturation ou autres types de documents officiels ont un problème de datation, cela peut être dû à des mises à jour sur les logiciels ou sur le système d’exploitation utilisé.

Tout comme le tampon numéroteur, le tampon dateur propose différentes possibilités selon l’usage et les besoins de l’entreprise. Il est, par exemple, possible de rajouter un logo ou un signe notarié pour les notaires, ou tout signe distinctif, qu’il soit officiel ou simplement représentatif de l’entreprise. On peut également rajouter une ligne supplémentaire au-dessus ou en dessous pour, comme le tampon numéroteur, ajouter une mention légale, un indicateur comme « Payé ».

Les timbres sont souvent considérés, à tort, comme un luxe à l’ère du numérique, alors que son utilisation peut légitimer un document, à condition que l’on y appose la signature d’une personne représentant l’autorité de l’entreprise ou de l’ordre officiel (maire, notaire, etc.). Pour son utilisation interne, les tampons numéroteurs et dateurs sont de très bonnes options pour faciliter le suivi de certains documents, et même pallier aux aléas que le numérique peut rencontrer à quelques occasions. Le choix d’utiliser un tampon, quel qu’il soit, est stratégique et souvent économique sur le long terme.

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